Ein Faxgerät überträgt Dokumente, Formulare und Bestätigungen in Form einer Bildkopie von Gerät zu Gerät. Hierbei werden aber nicht nur die Dokumenteninformationen mitgeschickt, sondern auch die Statusinformationen, welche eine Sendekontrolle ermöglichen.
Dieser Vorgang erfolgt komprimiert über das Telefonnetz und braucht immer zwei Faxgeräte, ein Faxgerät, welches sendet und das zweite Faxgerät, das empfängt. Fast zur selben Zeit gelangt das eingescannte Dokument über die Telefonleitung zum Empfängergerät. Wurde das Dokument gesendet, hat man die Option, einen Sendebericht auszudrucken. Faxgeräte schließen die Arbeitsweisen eines Druckers und eines Scanners zusammen. Unterschiedliche Faxmodelle gibt es für jeden Bedarf. Für den geringen Gebrauch von Faxgeräten eignen sich Faxgeräte mit Thermotransferdruck. Druckfolie, die auch Thermotransferrolle oder Farbband genannt wird, ist hierbei ein wichtiger Bestandteil zum Arbeiten mit dem Faxgerät.
Im Inneren des Faxgerätes wird die Druckfolie durch ein Heizelement erhitzt und somit gelangt die Farbe auf das Blatt. Wenn das Faxgerät für eine längere Zeit nicht genutzt worden ist, trocknet die Rolle trotzdem nicht aus. Faxgeräte mit Thermotransferdruck sind sehr sparsam. Der Stromverbrauch ist sehr niedrig. Die Kapazität des Sende- und Empfangsspeichers ist unterschiedlich und liegt bei 15 bis 50 Seiten. Für das regelmäßige Versenden von Dokumenten und sonstigen Formularen sind Faxgeräte mit Lasertechnologie ideale Partner im Büroalltag. Laserfaxe zeichnen sich durch ihre hochwertige Druckqualität aus. Zudem verbleicht und verwischt die Farbe kaum. Tintenpatronen kommen bei Faxgeräten mit Tintenstrahltechnologie zum Einsatz. Diese Faxgeräte werden auch als Inkjetfax bezeichnet. Mit hohem Druck gelangen die Farbpigmente auf das Blatt. Dieser Vorgang garantiert sehr gute schwarz/weiß-Ausdrucke.